Article publié le 27 octobre 2016 dans RRHHDigital,
Journal online de référence des Ressources Humaines en Espagne : Publication originale RRHHDigital
« Moins on pense, plus on parle » avait dit Montesquieu il y a près de 300 ans. La profusion de contenu sur la digitalisation de la fonction RH nous invite à partager sa pensée ! Et si nous laissions de côté un moment la théorie et les grands concepts pour penser (véritablement) en quoi les Ressources Humaines peuvent se réinventer grâce au digital ? Premier sujet : l’on-boarding.
Comment améliorer l’intégration de nouveaux salariés grâce au digital ?
Si certains doutent encore du fait que l’intégration de nouveaux collaborateurs dans les entreprises est l’un des points faibles de la fonction RH, qu’ils considèrent le fait suivant : il y a quelques jours sur Linkedin, une photo assez simple sur laquelle on voyait un bureau avec un pack de bienvenue (ordinateur, carnet, stylos, polos corporatifs) a fait l’objet de 3.000 commentaires et plus de 70.000 « likes ». Les commentaires étaient principalement du type : « Si ce rêve pouvait un jour devenir réalité !» », « Jamais je n’ai reçu pareil accueil dans mes postes antérieurs », ou encore « Cette entreprise n’existe pas ! »…
Nous sommes donc en présence d’un véritable enjeu. Car quand on parle de l’expérience employé, nous ne devons pas oublier que, même si tous les jours comptent, les premières heures du premier jour de n’importe quel collaborateur dans une nouvelle entreprise sont clés. Le succès sur les réseaux sociaux de la photo commentée précédemment vient nous rappeler cette dimension émotionnelle fondamentale qui bien souvent est sous-estimée.
Pourquoi ne donnons-nous pas l’attention nécessaire aux nouveaux arrivants dans une organisation ?
De nombreuses raisons peuvent être avancées, mais l’un des principaux facteurs est d’ordre culturel. On ne prête pas suffisamment attention aux nouveaux arrivants parce qu’ils sont précisément nouveaux, et donc inconnus sauf des personnes qui leur ont fait passer des entretiens ; même connus, on ignore parfois leur date exacte d’arrivée ! En outre, une idée très présente – même si souvent inconsciente ou inavouée – est celle consistant à considérer que l’entreprise devrait déjà commencer par dédier une plus forte attention à ses collaborateurs en poste avant de se préoccuper de ceux qui ne sont pas encore arrivés (autrement, nous risquerions alors de faire face à un risque d’injustice !…).
Le second facteur est d’ordre organisationnel : le « on-boarding » n’est pas seulement une affaire du Département de Ressources Humaines. Il implique également, les jours précédents l’arrivée et dans les semaines suivantes, un nombre important d’acteurs : l’équipe de travail directe du futur collaborateur, les managers du centre auquel il sera affecté, les Services Généraux, IT, etc… Le manque de coordination entre ces différentes parties prenantes, ainsi que le manque d’anticipation et de suivi des actions à mettre en œuvre, conduisent dans de nombreuses entreprises (évidemment pas toutes) à convertir ce moment privilégié de première rencontre entre le collaborateur et sa nouvelle entreprise en un moment de stress ou de malaise lié à l’absence de préparation du poste de travail, d’une prise de contact a minima formalisée et organisée avec le nouvel environnement, etc.
En quoi le digital permet-il à la fonction Ressources Humaines de progresser ?
Allons droit au but ! Digitaliser le processus de on-boarding, c’est permettre :
- De réduire le temps de gestion administrative de la part de l’équipe de Ressources Humaines (automatisation de la gestion documentaire nécessaire en amont de l’incorporation)
- De limiter le temps « improductif » d’un nouvel employé en s’assurant qu’il aura à sa disposition tout l’équipement nécessaire à la réalisation de ses fonctions (gestion prédéfinie par profils, types de postes, ou centres de rattachement, des aspects matériels de l’incorporation en simplifiant la coordination entre départements et assurant la réalisation dans les délais établis des actions définies)
- D’améliorer la bonne intégration dans l’équipe de travail directe et dans l’organisation en général (protocoles automatisés de communication à collègues, mise à disposition par mail ou portail collaboratif de la documentation corporate, manuel de bienvenue, répertoire…)
- D’accélérer l’intégration et l’acculturation des nouveaux arrivants, tout en réduisant les potentiels risques de démotivation ou malentendus (monitoring d’un plan de on-boarding, mini enquêtes de satisfaction à J+7. J+30, J+100)
- Et bien d’autres choses encore !…
Chacun agira à la hauteur de ses possibilités et défis en termes d’intégration. Mais il est incontestable que nous pouvons tous apporter des améliorations à un titre ou à un autre, et que le digital nous ouvre de nouvelles perspectives.
Il suffit de prendre conscience du point où nous nous situons, de définir des objectifs, … et de nous mettre au travail !